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頭がスッキリするファイル整理

投稿日:2009年8月30日 更新日:

遊びに来てた友だちがPCを見て驚いてた。

 

「ファイルがなんにもねー!」

 

デスクトップにファイルを置いてないことがそんなに驚くことなのかと思ったが・・・
考えてみると、みんなPCにショートカットやらファイルたくさん置いてるんよね。

 

ひどい人だとデスクトップの80%くらいファイルで埋まってることも。

 

自分のPCのデスクトップにファイルを極力置かないようにしたのは、
ごちゃごちゃしたデスクトップを見て、頭の中も仕事の情報過多でごちゃごちゃに
なりつつある事に気付いて、整理しようと考えての結果でした。

備忘録として、その整理方法を書き留めておきます。

 

①ファイルの分類を2つに分ける

まず、ファイルを

「作業中のファイル」

「完了したファイル」

の2つに分けるよう意識します。

 

一旦完了して、また次の時に追加や修正、変更する場合も、
「完了したファイル」とします。

ファイルには必ず日付を入れ、次回編集時にはファイルを
コピーし、新しい日付を入れます。

 

②デスクトップに置くのは「作業中のファイル」のみ

目に見える範囲(デスクトップ)には、「作業中のファイル」のみ置きます。
タスク管理と連動していることが理想的です。(自分自身まだ改善中です・・・)

とりあ、これで見えるファイルは激減するので、スッキリです。

 

③「完了したファイル」はフォルダに入れちゃう。

「完了したファイル」は、ドキュメントとかの中にプロジェクト別のフォルダを作って
そこにどんどん入れていきましょう。

いざ 探すときに大変になるとか気にしない。
フォルダに入れた後のファイルにアクセスするのは20%くらいに減ると思います。

フォルダの階層を作る場合は、最高でも3階層くらいまでにしておきましょう。
それ以上はかなり非効率になります。
本当はプロジェクト別フォルダ1階層がベターですが、そうもいかないかも。

 

④検索はGoogle Desktop

「完了したファイル」を見たい場合や、編集する場合に、
フォルダからアクセスするのもいいですが、検索しちゃったほうが
早い場合も多いです。

Google DesktopだとCtrlボタンを2回押せば、
検索窓がスッとデスクトップに出てくるので
それで検索すると、すぐにファイルが見つかります。

GmailやWebの履歴までインデックスされるので、重宝しています。

 

⑤メールの添付ファイルは保存しない

上司や部下から報告などでメールがくるとき、
ファイルが添付されている場合がありますね。

そのファイルは自分で編集したりする場合を除いては基本は保存していません。

だって、④のとおり検索しちゃえばいいから。

いちいち保存していたら、HDDがいくらあっても足りません。
フォルダの中にファイルが多くなってしまうのも困りものなので。

 

【終わり】

 

一時期、整理しようと試行錯誤したことがありましたが、
整理するためフォルダをたくさん作って、厳密にファイリングしていく方法も
試したことがありますが、逆に非効率になりますね。

整理することが仕事になってしまっては、元も子もないですよね。
試行錯誤の結果、上記の方法に行き着きました。

この方法にしてから、頭スッキリして、効率的に時間を使えるようになりました。
仕事の就業時間中は、1分1秒を ムダにせず、集中すべきところに注力するため
効率性を上げることを意識しないとですね。

毎日のことだからこそ、影響力が大きいです。

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